Inteligentne foldery

Inteligentny folder to zapisany opis zbioru plików — tematów, osób, typów plików, źródeł, dat lub zakresu dostępu — który gromadzi pasujące pliki z Repozytorium. Nie jest miejscem przechowywania: pliki pozostają na swoim miejscu, a usunięcie inteligentnego folderu nie usuwa żadnego pliku.

Moduł otwiera pozycja Inteligentne foldery w panelu bocznym (PRZESTRZEŃ ROBOCZA → Inteligentne foldery), gdy funkcja jest włączona dla organizacji. Inteligentne foldery są dostępne także w panelu Repozytorium.

Lista inteligentnych folderów

Lista zawiera kolumny Nazwa, Opis i Ostatnia zmiana. Wybranie folderu otwiera go. Po najechaniu na wiersz pojawiają się polecenia Edytuj inteligentny folder i Usuń inteligentny folder.

Panel po prawej stronie zawiera przycisk Utwórz inteligentny folder oraz pole Wyszukiwanie, które filtruje listę.

Aby usunąć kilka folderów, należy zaznaczyć je polami wyboru i wybrać Usuń na pasku u dołu ekranu. Usunięcie folderu — z wiersza, z tego paska lub ze strony folderu — najpierw otwiera okno potwierdzenia z nazwą folderu albo liczbą zaznaczonych folderów i ostrzeżeniem, że operacji nie można cofnąć. Pliki z folderu pozostają w Repozytorium.

Tworzenie inteligentnego folderu

1. Wybrać Utwórz inteligentny folder. Strona wyświetla pytanie Co chcesz zbierać w folderze?
2. Opisać pliki do zebrania, na przykład „Kwartalne raporty finansowe z ostatniego roku — tylko PDF i Word”. Kafelki w sekcji Zacznij od przykładu wpisują przykładową prośbę.
3. Opcjonalnie dodać pliki wzorcowe: wybrać ikonę Repozytorium w polu wprowadzania (Dodaj pliki z repozytorium) i wskazać pliki w oknie Dodaj pliki wzorcowe. Wybrane pliki pojawiają się nad polem i można je usunąć. Persate traktuje je jako wskazówkę i wyprowadza z nich szerszy zbiór, który reprezentują.
4. Wysłać prośbę. Persate analizuje Repozytorium, przeszukuje treść plików, sprawdza filtr i odpowiada w rozmowie. Wynik można korygować kolejnymi odpowiedziami, na przykład „tylko pliki PDF” albo „uwzględnij też zeszły rok”.
5. Sprawdzić podgląd w panelu po prawej stronie i wybrać Utwórz inteligentny folder. Ten sam efekt daje odpowiedź zapisz. Nowy folder otwiera się automatycznie.

Folder można też rozpocząć od plików wybranych w Repozytorium: w widoku listy należy zaznaczyć pliki i wybrać Utwórz inteligentny folder na pasku zaznaczenia. Kreator otwiera się z tymi plikami dołączonymi jako wzorce.

Trwający krok zatrzymuje przycisk zatrzymania lub klawisz Esc; prośba wraca wtedy do pola wprowadzania.

Sprawdzanie podglądu

Panel po prawej stronie (na telefonie przycisk Podgląd inteligentnego folderu) w trakcie pracy wyświetla Przygotowywanie podglądu inteligentnego folderu…. Gdy szkic jest gotowy, panel pokazuje:

• nazwę i opis folderu oraz krótkie podsumowanie jego tematu;
• Zawartość folderu — liczbę pasujących plików i zestawienie według kategorii Źródła, Typy plików, Osoby w kryteriach lub Zakres oraz Właściciele plików;
• Pliki wzorcowe — użyte pliki wzorcowe wraz z informacją o plikach pominiętych z powodu braku dostępu;
• Pasujące pliki — liczbę dopasowań i próbkę plików z oceną trafności, źródłem, datą i krótkim streszczeniem;
• Filtr — kryteria, które zostaną zapisane, takie jak Dostęp, Źródła, Typy plików, Zakres dat, Nazwa pliku, Musi zawierać, Dowolny z, Wyklucz, Wyszukiwanie w treści, Rozmiar lub Sortuj;
• Propozycje doprecyzowania — pomysły na zawężenie lub poszerzenie folderu. Aby zastosować propozycję, należy poprosić o nią w rozmowie.

Przycisk Utwórz inteligentny folder staje się dostępny, gdy szkic ma nazwę i kryteria. Jeśli rozmowa zakończy się bez szkicu, panel wyświetla Podgląd inteligentnego folderu jest niedostępny.; należy doprecyzować prośbę i spróbować ponownie.

Otwieranie inteligentnego folderu

Strona folderu wyświetla pasujące pliki w tej samej tabeli co Repozytorium. Wybranie pliku otwiera go w podglądzie. Po zaznaczeniu kilku plików pasek u dołu ekranu oferuje polecenia Pobierz i Wyczyść.

Panel po prawej stronie zawiera:

• Otwórz w Repozytorium — stosuje kryteria folderu w widoku Repozytorium: jego filtry, sortowanie i kryteria treściowe, które panel Repozytorium pokazuje w sekcji Dopasowanie semantyczne. Przycisk Wyczyść filtry inteligentnego folderu w panelu Repozytorium przywraca pełną listę;
• Edytuj i Usuń — usunięcie wymaga potwierdzenia;
• nazwę i opis folderu. Aby zmienić nazwę, należy najechać na nią i wybrać ikonę ołówka;
• Co zbiera ten folder — podsumowanie tematu, jeśli uzupełnia opis;
• Zawartość folderu — zestawienie według źródła, typu pliku, osób lub zakresu oraz właściciela pliku. Jeśli nie wszystkie pasujące pliki są wyświetlone, adnotacja podaje, na podstawie ilu z nich przygotowano zestawienie.

Komunikat Żaden plik nie pasuje do tego inteligentnego folderu. oznacza, że żaden dostępny plik nie spełnia obecnie kryteriów.

Inteligentne foldery w Repozytorium

Panel Repozytorium zawiera sekcję Inteligentne foldery z polem wyszukiwania i pierwszymi folderami z listy. Wybranie folderu filtruje widok Repozytorium według jego kryteriów. Gdy folderów jest więcej, polecenie Zarządzaj wszystkimi otwiera pełną listę inteligentnych folderów.

Edycja inteligentnego folderu

Edycję otwiera przycisk Edytuj na stronie folderu albo polecenie Edytuj inteligentny folder na liście. Strona wyświetla nagłówek Edycja z nazwą folderu, a panel Bieżąca konfiguracja inteligentnego folderu pokazuje zapisaną definicję.

1. Opisać zmianę, na przykład „ogranicz do plików PDF” albo „zawęź do III kwartału”.
2. Sprawdzić zaktualizowany podgląd w panelu.
3. Wybrać Zapisz zmiany. Otwiera się strona folderu ze zaktualizowaną definicją.

Jeśli zapis się nie powiedzie, pojawia się komunikat Nie udało się zaktualizować folderu., a dotychczasowa definicja pozostaje bez zmian.

Stany pustego widoku i błędu

• Brak inteligentnych folderów — nie utworzono jeszcze żadnego folderu. Należy wybrać Utwórz inteligentny folder.
• Brak pasujących inteligentnych folderów — wyszukiwanie wyklucza wszystkie foldery.
• Nie udało się wczytać inteligentnych folderów — nie udało się wczytać listy. Należy spróbować ponownie za chwilę.
• Nie znaleziono folderu. lub Nie znaleziono inteligentnego folderu — folder mógł zostać usunięty albo dostęp do niego nie jest już możliwy.